การบริหารจัดการเอกสารคืออะไร?

  • Knowledge Base
  • General
  • การบริหารจัดการเอกสารคืออะไร?
What Is Document Management (DMS)?

Document management บ่อยครั้งที่เราจะหมายถึง Document Managment Systems (DMS) เป็นการนำระบบคอมพิวเตอร์และซอฟแวร์เข้ามาใช้ในการจัดเก็บ (Store) บริหาร (Manage) และติดตาม (Track) เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (electronic document) และภาพเอกสารที่จัดเก็บเป็นอิเล็กทรอนิกส์จากเครื่องสแกนเนอร์ (Scanner)

Document management การบริหารจัดการเอกสาร คือ กระบวนการที่องค์กรบริหารจัดการเอกสารตั้งแต่การจัดเก็บ (Store) จัดการ (Manage) และติดตาม (Track) เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (electronic document) ตลอดอายุของเอกสาร

อ้างถึง ISO 12651-2 เอกสาร (document) หมายถึง การบันทึกข้อมูล (information) หรือ วัตถุ (object) ที่สามารถนับเป็นหน่วยได้ (treated as a unit) เช่น จดหมาย, คู่มือ, หนังสือ, ภาพนิ่ง และภาพเคลื่อนไหว เป็นต้น

ปัจจุบันเราสามารถนิยาม การบริหารจัดการเอกสาร (document management) ว่าเป็นการใช้ซอฟแวร์เข้ามาควบคุมและจัดการเอกสารในองค์กร ซึ่งมีส่วนเกี่ยวข้องกับไฟล์เอกสาร (Document) การจัดเก็บภาพเอกสาร (capture) กระบวนการทำงานเอกสาร (workflow) ที่จัดเก็บเอกสาร (repositories) ระบบการสร้างเอกสาร (output systems) และการดึงข้อมูลจากในเอกสารไปใช้งาน (information retrieval systems) ในทุกขั้นตอนต้องมีการติดตาม (track) จัดเก็บ (store) และควบคุม (control) เอกสาร

Key features ของ document management ประกอบด้วย

  • Check-in/check-out and locking คือ การอำนวยความสะดวกและกระบวนการในการทำงานบนเอกสารร่วมกันในองค์กร เช่น เราสามารถเข้าไปแก้ไขเอกสารโดยไม่ต้องห่วงว่าจะบันทึกทับไฟล์เดิมแล้วทำให้ เอกสารต้นฉบับเสียหาย
  • Version control คือ การควบคุม Version ของเอกสาร สามารถติดตามเอกสารได้ทุก Version ย้อนหลังไปตั้งแต่เกิดเอกสาร
  • Roll-back คือ การที่เราสามารถย้อนไฟล์เอกสารไปที่ Version ที่ต้องการได้ หรือไปที่ต้นฉบับได้
  • Audit trail คือ การควบคุมสิทธิ์ของเอกสารตลอดอายุของเอกสารฉบับนั้น และการติดตามประวัติการใช้งานเอกสารนั้น
  • Annotation and stamps เป็นการใส่ข้อความหรือลายน้ำลงไปในเอกสารโดยไม่กระทบต่อเนื้อหาต้นฉบับของเอกสาร

Bcircle Alfresco DMS จะเข้ามาช่วยในการบริหารจัดการเอกสาร (DMS) ได้อย่างไร

[table caption=”DMS by Bcircle Alfresco” width=”800″ colwidth=”10|150|400″ colalign=”center|left|left|center”]
No,DMS,Bcircle Alfresco Feature,Remark

1,Create document, สามารถนำเข้าไฟล์เอกสารผ่าน Web browser และสร้างไฟล์เอกสารประเภท Text และ XML ไฟล์โดยตรง,Alfresco Feature

2,Check-in/check-out and locking,สามารถ check-in/check-out ผ่านหน้า Web browser และเมื่อมีการ check-out ไฟล์เอกสารจะถูก Lock โดยอัตโนมัติเพื่อให้ผู้ใช้ท่านอื่นทราบว่าเอกสารดังกล่าวมีการแก้ไขอยู่,Alfresco Feature

3,Version Control,ไฟล์เอกสารที่มีการ update ระบบจะทำ version ให้อัตโนมัติ เอกสารที่แสดงจะเป็น Version ล่าสุดเสมอ และผู้ใช้งาานสามารถดูเอกสารย้อนหลัง ดูไฟล์เอกสาร Version เก่าได้ทุก version,Alfresco Feature

4,Roll-Back,ผู้ใช้งานสามารถ Roll-back ไปใช้ไฟล์เอกสาร Version ก่อนได้ทุก Version,Alfresco Feature

5,Audit- trail,มี Audit-trail report ที่สามารถติดตามได้ว่าเอกสารถูกเปิดใช้ แก้ไข ปรับปรุง สร้าง ลบ ทำสำเนา โดยใครบ้าง เมื่อไหร่ รวมทั้งยังมี access control report ที่แสดงว่าผู้ใช้งานมีการ login เข้ามาในระบบกี่ครั้ง,Advance Feature by BCIRCLE

6,Permission,มีการกำหนดและควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง เอกสารได้หลายระดับ โดยมีสิทธิ์พิเศษ คือ ดูภาพเอกสารได้อย่างเดียวโดยไม่สามารถ Download ไฟล์ได้ และสิทธิ์ Download with watermark สามารถดูภาพเอกสารได้แต่เมื่อ Download มาจะได้ไฟล์ที่ระบบใส่ลายน้ำลงไปไม่ได้ไฟล์ต้นฉบับ เป็นต้น,Advance Feature by BCIRCLE

7,Retention and Archiving,มีระบบการกำหนด Retention เพื่อระบุว่าเอกสารจะหมดอายุเมื่อไหร่ และหน้า web ในการจัดการเรียกดูรายการเอกสารที่ใกล้หมดอายุแล้วสามารถสั่ง Archiving ได้โดยง่าย,Advance Feature by BCIRCLE

8, Capturing,การนำภาพเอกสารผ่านเครื่องสแกนเนอร์และการนำเข้าไฟล์ภาพโดยตรง พร้อมทำดัชนีค้นหาและนำเข้าไปเก็บใน Repositories ตามเงื่อนโดยอัตโนมัติ พร้อม OCR Thai/Eng Line barcode 2D barcode ตัดหน้าอัตโนมัติ เป็นต้น, Easy Capture by BCIRCLE

9, Workflow,workflow มาตรฐานในการขออนุมัติไฟล์เอกสารพร้อม Digital signature,Advance Feature by BCIRCLE

10,Paperless workflow,Workflow Solution ที่พัฒนาขึ้นมาเป็นพิเศษรองรับการทำงานโดยไม่ต้องมีกระดาษ ใช้งานง่ายรองรับ business process ที่ซับซ้อน มาพร้อมกับ KPI report เป็น module ที่ทำงานบน Alfresco,Advance Feature by BCIRCLE

[/table]

อ้างอิงจาก

http://www.aiim.org/What-is-Document-Management

in General Tags: General