Alfresco Smart Folders

เป็น Folders แสนรู้ที่เราสามารถตั้งค่าหรือ Implement ให้มันช่วยจัดการไฟล์ของเราได้อัตโนมัติ ช่วยให้เราค้นหาและเข้าถึงไฟล์ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

ตัวอย่างการการใช้งาน Smart Folders เพื่อจัดการกลุ่มไฟล์จาก Folder ที่อยู่คนละที่กันใน Alfresco โดยเราตั้งค่า Smart Folder สำหรับ My video files ไม่ว่าจะมี video file เก็บอยู่ที่ใดใน Folder ใน Repository เราจะสามารถให้มาแสดงใน Smart Folder My video files ได้โดยการทำการจะเลือกไฟล์ที่มี Property เป็น video มาแสดง 

จากภาพด้านบนผู้ใช้งานสามารถสร้าง Smart Folder ด้านซ้ายมือชื่อ [Alfresco Business Solutions] แล้วให้ทำการดึงเอกสารที่มี Aspect Doc Type: Contract มาแสดง โดยไฟล์สัญญานั้นเก็บอยู่ใน Folder ด้านซ้ายมือคือใน [Alfresco Business Solutions], [Mail Intake] และ [documentLibrary] ทำให้ผู้ใช้งานสามารถดูไฟล์เอกสารประเภท Contract ได้จาก Smart Folder [Alfresco Business Solutions] โดยที่ไม่ต้องไปเปิดดูหลาย Folder ซึ่งอำนวยความสะดวกในการค้นหาและเข้าถึงไฟล์ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

การ Enabling Smart Folders

Default Configuration ของ Alfresco ไม่ได้เปิดใช้ Smart Folders ไว้ เราต้องไปเปิดให้มันทำงานก่อน

1. Stop Alfresco Service เช้าไปที่ <tomcat>/shared/classes/alfresco-global.properties เพื่อทำการเปิด Smart Folders โดยแก้ไข

—–> smart.folders.enabled=true จากนั้นทำการบันทึกไฟล์ <tomcat>/shared/classes/alfresco-global.properties ซึ่งเราได้แก้ไขแล้ว

Advanced Smart Folders ทำการเปิดไฟล์ <tomcat>/shared/classes/alfresco-global.properties.sample จากนั้นทำการ Save ไฟล์ดังกล่าวอีกครั้ง เพื่อให้ Smart Folder สามารถใช้งานได้

2. Start Alfresco เมื่อสำเร็จแล้วจะแสดง Smart Folder Template ดังภาพต่อไปนี้3-29-2016 11-58-17 AM

Applying a Smart Folder Template

  1. คลิก Document Library
  2. คลิกปุ่ม Create จากนั้นทำการสร้าง new folder และบันทึก
  3. เลือก  folder จากเมนูโดยคลิก More –> Manage Aspects.
  4. ทำการเพิ่ม System Smart Folder (smf:systemConfigSmartFolder) จากนั้นทำการบันทึก Apply Changes
  5. จากนั้นคลิกที่ folder เดิมทำการเลือก Edit Properties คลิกต่อที่ All Properties เลือก Smart Folder Template ที่ต้องการจากนั้นกดปุ่มบันทึก

 aspect

การ Edit Properties
alfresco_all

edir prop

ข้อจำกัดของ Smart Folder

  1. Add/Create คุณสามารถเพิ่มไฟล์ไปที่ Smart Folder ได้ โดยไฟล์ที่ถูกเพิ่มจะเพิ่มไปยัง physical folder ตามที่ระบุไว้ในเงื่อนไข Smart Folder
  2. Update สามารถ Update files ใน  Smart Folder ได้ แต่การ Update Property ของไฟล์อาจส่งผลให้ไฟล์ถูกย้ายออกจาก Smart Folder ปัจจุบัน เพราะไม่ตรงตามเงื่อนไขของ Smart Folder ปัจจุบันที่กำหนดไว้
  3. Smart Folder ไม่สามารถใส่เงื่อนไข Action ดังต่อไปนี้ Delete, Edit Properties, Unzip To, Sync, Locate To, Move และ Copy