การใช้งาน Alfresco Tasks and workflows

Tasks and workflows

Alfresco Workflow เป็นการทำงานตาม Platform workflow ของ alfresco โดยการสอนการใช้งานเราจะสอนการใช้งาน workflow มาตรฐานที่ทาง Alfresco ได้จัดเตรียมไว้ให้แล้วสามารถใช้งานได้ทันทีหลังติดตั้ง โดยไม่ต้องมีการตั้งค่าใดๆ เพิ่มเติม เช่น การ Review งานเอกสาร, การขออนุมัติเอกสารที่มีให้เลือกหลายรูปแบบ ที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและควบคุมกระบวนการทำงานได้ง่ายและติดตามสถานะงานได้อย่างรวดเร็ว อีกทั้งยังช่วยลดต้นทุนและลดความผิดพลาดหรือเอกสารสูญหายได้อีกด้วย

alfresco-workflow-procress

ภาพรวมกระบวนการทำงาน Workflow บน Alfresco

alfresco-workflow1

ขั้นตอนที่ 1 เลือกประเภทของ Workflow ที่จะใช้งาน

ผู้ใช้งาน Click: Tasks > My Tasks > Start Workflow เข้าสู่หน้าระบบ ทำการเลือกรายการ Please select a workflow: เลือกประเภท workflow ที่ต้องการ ตัวอย่างเลือก Review and Approve (Single reviewer) Assign a review task to a single reviewer

alfresco-workflow2-list

ประเภทของ Workflow

  1. New Task : มอบหมายงานใหม่ให้ตนเองหรือกลุ่ม
  2. Review and Approve (group review) : ตรวจทานและอนุมัติ (แบบกลุ่ม) ตั้งค่าการตรวจสอบและอนุมัติเนื้อหา โดยกำหนดการ Review งาน Workflow เป็นลักษณะกลุ่ม
  3. Review and Approve (one or more review)  : ตรวจทานและอนุมัติ (ระบุจำนวนคนได้มากกว่า 1) ตั้งค่าการตรวจสอบและอนุมัติเนื้อหา โดยกำหนด User ที่ต้องการให้ตรวจสอบได้มากกว่า 1 คน
  4. Review and Approve (pooled review) : ตรวจทานและอนุมัติ (pooled รีวิว) ตั้งค่าการตรวจสอบและอนุมัติเนื้อหากำหนดงาน Workflow เพื่อผู้ใช้หลายคน ลักษณะ Group ผู้ใช้หนึ่งคนสามารถเป็นเจ้าของของงานในเวลาที่จะทำหรือกลับไปยัง Pooled ได้
  5. Review and Approve (single reviewer) : ตรวจทานและอนุมัติ (วิจารณ์คนเดียว) ตั้งค่าการตรวจสอบและอนุมัติเนื้อหากำหนดงาน Workflow เพื่อผู้ใช้คนเดียวที่เป็นผู้ตรวจสอบงาน

ขั้นตอนที่ 2 กรอกฟอร์ม

แสดงหน้าจอของฟอร์มหน้า  Review and Approve (Single reviewer) Assign a review task to a single reviewer  ผู้ใช้งานระบบทำการกรอกและเลือกรายละเอียดให้ครบ จากนั้นกดปุ่ม Start Workflow

alfresco_wf

ขั้นตอนที่ 3 การ Update สถานะ

เป็นขั้นตอนที่ ผู้ตรวจสอบ ทำการ Update Task งาน โดยการ Approve : Reject หรือแก้ไข Status สถานะงาน
การ   Approve หรือ Reject : ผู้ตรวจสอบ เมื่อคุณสามารถ Update งาน ขั้นถัดไปคือคุณสามารถ อนุมัติ หรือ ปฏิเสธ เพื่อให้งานดังกล่าวไม่ ปปรากฏรายการใน Task งานของคุณได้  คุณสามารถ Approve หรือ Reject งานได้จากปุ่มที่แสดงในรูป งานก็จะถือว่า Complete และแจ้งกลับไปยังผู้ใช้งาน
การ Update Status :  ผู้ตรวจสอบสามารถเปลี่ยนได้จากส่วนของ Progress : Status เลือกสถานะปัจจุบันจากนั้นคลิกปุ่ม Save and Close

ผู้ใช้งานสามารถเลือกรายการได้ดังนี้ กรณีงานที่รับมอบหมายมีความคืบหน้า แต่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์สามารถมาเปลี่ยนสถานะงานและแสดงความคิดเห็นของคุณได้ จากช่อง Status และ Comment จากนั้นคลิกปุ่ม Save and Close

  1. Not Yet Start หมายถึง งานที่ยังไม่ได้เริ่มทำ ผู้ใช้งานได้รับ Task จาก workflow แล้วแต่ยังไม่ได้เริ่มทำ
  2. In Progress หมายถึง งานที่กำลังทำอยู่
  3. On Hold หมายถึง งานที่พักไว้ก่อนยังไม่สามารถดำเนินการได้ ต้องตรวจสอบเพิ่มเติม
  4. Cancelled หมายถึง ยกเลิกงานที่ส่งมา
  5. Completed หมายถึง งานเสร็จสิ้นสมบูรณ์

การ Reassign : สามารถทำการ Reassign งานให้กับ User อื่นได้ จากการค้นหา User ที่ต้องการ Task งานจะถูกถ่ายโอนไปให้อีกคน

alfresco-detail2
Task Done: เมื่อเสร็จสิ้นงานก็กดปุ่ม Task Done เพื่อส่งไปยังผู้ที่เริ่มต้น เพื่อให้รายการไม่ปปรากฏรายการใน Task งานของคุณ
alfresco-detail3

ขั้นตอนที่ 4  Complete Task

Workflow ที่จบการทำงานเรียบร้อยแล้วจะอยู่ที่หน้ารายการ Complete ดังรูป

alfresco-detail4

อธิบายปุ่มการทำงาน

alfresco-cancel1
การ View Task : สามารถดูรายละเอียดได้จากปุ่ม View Task , View Workflow
การ Cancel Workflow :
การ Cancel สามารถทำการ Cancel จาก Task ที่ยัง Active อยู่เท่านั้น  คลิกแถบซ้ายมือ Active > View Workflow ใน Task ที่ต้องการ เข้าสู่หน้า Detail เลื่อนมายังล่างสุด จากนั้นกดปุ่ม  Cancel Workflow
การ Delete Workflow :   การ Cancel สามารถทำการ Delete  จาก Task ที่ Completed เท่านั้น การ Delete  >  คลิกแถบซ้ายมือ Completed >  View Workflow ใน Task ที่ต้องการ เข้าสู่หน้า Detail เลื่อนมายังล่างสุด จากนั้นกดปุ่ม  Delete Workflow

 

รูปภาพประกอบการ Cancel

alfresco-cancel3

รูปภาพประกอบการ Delete

alfresco-delete1

alfresco-delete2