การใช้งาน Alfresco sites

Alfresco sites เป็นไซต์ที่สามารถแบ่งปันเนื้อหาการทำงานร่วมกับสมาชิกไซต์อื่นๆที่เกี่ยวข้องได้ โดยสามารถ invite user ให้ใช้งานได้อย่างเป็นหมวดหมู่ เหมาะสำหรับการจัดการเอกสารที่ต้องการแบ่งเป็นแผนก, สาขา, หรือโครงการ เพื่อสะดวกต่อการจัดการเอกสาร  ผู้ใช้งานสามารถสร้างหรือจัดการไซต์ได้ ซึ่งสามารถตั้งค่าไซต์ให้เป็นแบบส่วนตัวหรือสาธารณะได้ตามความต้องการ

Public site (การตั้งค่าไซต์เป็นแบบสาธารณะ) คือผู้ใช้งานทุกคนสามารถดูเนื้อหาในไซต์ได้ แต่สมาชิกของไซต์เท่านั้นที่สามารถทำงานหรือจัดการงานที่อยู่ในไซต์ได้ (ไม่เป็นสมาชิกของไซต์ก็สามารถดูเนื้อหาของไซต์ได้)

Moderated site (การตั้งค่าไซต์แบบกลั่นกรอง) คือผู้ใช้งานทุกคนสามารถเข้าถึงไซต์ได้ แต่สมาชิกของไซต์เท่านั้นที่สามารถดูเนื้อหาและทำงานหรือจัดการงานที่อยู่ในไซต์ได้ (ต้องเป็นสมาชิกของไซต์เท่านั้นจึงจะเห็นเนื้อหาของไซต์)

Private site (การตั้งค่าไซต์เป็นแบบส่วนตัว) คือผู้ใช้งานที่เป็นสมาชิกของไซต์เท่านั้นที่สามารถเข้าถึงไซต์ได้

Create Site (การสร้างไซต์)

1) คลิกที่เมนู Site และคลิกเลือก Create Site

Alfresco_CreateSite

ภาพที่ 1 Create Site

2) กรอกรายละเอียดที่เกี่ยวกับไซต์

  • Name ตั้งชื่อไซต์
  • URL Name ตั้งชื่อ URL ระบบจะตั้งค่าจาก Name แต่สามารถเปลี่ยนได้
  • Description รายละเอียดของไซต์
  • Visibility กำหนดการตั้งค่าไซต์ เป็น Public, Moderated หรือ Private
  • เมื่อกรอกรายละเอียดเสร็จแล้วให้คลิกปุ่ม Save

Alfresco_CreateSite2

ภาพที่ 2 กรอกรายละเอียดเกี่ยวกับไซต์ที่สร้าง

3) เมื่อกดปุ่ม Save แล้ว จะปรากฏหน้าไซต์ที่สร้างขึ้น

Alfresco_CreateSite3

ภาพที่ 3 หน้าไซต์ที่สร้าง

Accessing existing sites (การเข้าถึงไซต์)

การเข้าถึงไซต์ที่มีอยู่ใน Alfresco ทำได้ง่าย ซึ่งสามารถค้นหาไซต์ที่มีอยู่ได้โดยใช้เครื่องมือค้นหาบน Alfresco หรือผู้ใช้งานอาจได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลหากถูกเพิ่มเป็นสมาชิกของไซต์ วิธีเข้าถึงไซต์ที่มีอยู่ทำได้ดังนี้

วิธีที่ 1

  • พิมพ์คำค้นหาในช่องค้นหาบนแท็บเครื่องมือของ Alfresco

Alfresco_SearchTab

ภาพที่ 4 พิมพ์คำค้นหา

วิธีที่ 2

  • คลิกเมนู Sites และคลิก Site Finder

Alfresco_SiteFinder

ภาพที่ 5 เลือกค้นหาไซต์

  • พิมพ์คำค้นหาที่ต้องการ จากนั้นคลิกปุ่ม Search

Alfresco_SearchFinder

ภาพที่ 6 ค้นหาไซต์

Joining a site (การเข้าร่วมไซต์)

เมื่อผู้ใช้งานได้เข้าร่วมไซต์แล้วจะสามารถเข้าถึงเนื้อหาหรือไฟล์เอกสารต่างๆที่มีอยู่ในไซต์ โดยการเข้าร่วมไซต์ทำได้ดังนี้

1) ค้นหา site โดยคลิก เมนู Sites และคลิก Site Finder

Alfresco_SiteFinder

ภาพที่ 7 เลือกค้นหาไซต์

2)  พิมพ์คำค้นหา จากนั้นคลิกปุ่ม Search จะปรากฏรายการไซต์ที่ต้องการ

Alfresco_SearchForSite

ภาพที่ 8 ผลการค้นหาไซต์

ตัวเลือกในการเข้าร่วมไซต์

  • Join (เข้าร่วม) กรณีที่ไซต์มีการตั้งค่าเป็นแบบสาธารณะ
  • Request to join (ส่งคำร้องขอเข้าร่วม) กรณีที่ไซต์ตรวจสอบสมาชิกก่อนให้เข้าร่วม
  • Leave (ออกจากไซต์) กรณีที่เป็นสมาชิกของไซต์อยู่แล้วและต้องการออกจากไซต์นั้น
  • Delete (ลบไซต์) กรณีที่ผู้ใช้งานเป็นตนสร้างไซต์และต้องการลบไซต์ออกจากระบบ

 Leaving a site (การออกจากไซต์)

การออกจากการเป็นสมาชิกของไซต์สามารถทำได้ง่ายและรวดเร็ว ดังนี้

1) ไปที่หน้าไซต์ที่ต้องการจะออกจากการเป็นสมาชิก จากนั้นคลิกที่ไอคอน Alfresco_IconFun  และคลิก Leave site

Alfresco_LeaveSite

ภาพที่ 9 ออกจากไซต์

Enter a site

ใน Alfresco ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงไซต์ได้จากหลายที่ ดังนี้

วิธีที่ 1  ใหน้า Dashboard จะปรากฏ Dashlets My Site (ไซต์ของฉัน) ซึ่งผู้ใช้งานสามารถคลิกรายการไซต์ที่ต้องการเข้าใช้งานได้

Alfresco_ClickDashleteMysite

ภาพที่ 10  Dashlets My Site

วิธีที่ 2 คลิกเมนู Site และคลิก My Site

Alfresco_Mysite

ภาพที่ 11 เลือก My Site

Moving around a site (การเคลื่อนย้ายเมนูภายในไซต์)

ผู้จัดการไซต์ (Site Manager) สามารถเคลื่อนย้ายเมนูหรือเพิ่มเมนูในไซต์ที่คุณต้องการเห็นได้ ค่าเริ่มต้นเมนูของไซต์ที่ปรากฏประกอบด้วย Site Dashboard, Document Library, Site Member หากคุณต้องการเคลื่อนย้ายเมนูหรือเพิ่มเมนูสามารถทำได้โดยการ Customize Site

Alfresco_SiteDashboard

ภาพที่ 12 เมนูในหน้าไซต์

  • Site Dashboard คือหน้า dashboard ของไซต์
  • Document Library คือ คลังเอกสารของไซต์ หากคลิกที่ Document Library จะปรากฏรายการเอกสารที่มีอยู่ในไซต์ หากผู้ใช้งานคลิกที่ options จะปรากฏตัวเลือกในการใช้งานให้เลือก

Alfresco_optionLibrary

ภาพที่ 13 Document Library

  • Site Member คือ รายชื่อสมาชิกของไซต์

Alfresco_Sitemember

ภาพที่ 14  Site Members

Site dashboard

Site Dashboard เป็นหน้า dashboard ของไซต์ ในแต่ละไซต์อาจจะมีรูปแบบของ dashboard ที่ไม่เหมือนกันทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการปรับแต่ง dashboard (Customize Dashboard)

AlfrescoSitedashboard

ภาพที่ 15  Site Dashboard

Managing a site

ผู้ใช้งานสามารถปรับแต่งไซต์ได้อย่างเต็มที่ ตามความต้องการของผู้ใช้งาน

Customizing a site (การปรับแต่งไซต์)

ผู้ใช้งานที่เป็นผู้จัดการของไซต์(Site Manager) สามารถปรับแต่งไซต์ได้ ซึ่งอาจจะให้แสดงฟังก์ชั่น wiki, a blog, and a calendar  ในไซต์หรือไม่ขึ้นอยู่กับการปรับแต่งไซต์ โดยการปรับแต่งไซต์สามารถทำได้ดังนี้

  1. คลิกที่ไอคอน Alfresco_IconFun จากนั้นเลือก Customize Site

Alfresco_CustomizeSite

ภาพที่ 16  เลือก Customize Site

2. จะปรากฏหน้าให้ปรับแต่งไซต์ ผู้ใช้งานสามารถเลือก ธีมไซต์ ได้ตามความต้องการ จากนั้นใช้เมาส์ลากฟังก์ชั่นที่ต้องการให้ปรากฏที่หน้าเว็บไซต์ โดยใช้เมาส์ลากฟังก์ชั่นที่อยู่ในใน Available Site Pages มาวางใน Current Site Pages จากนั่นคลิกปุ่ม OK

AlfrescoSiteTheme

ภาพที่ 17  ปรับแต่งไซต์

3. จะเข้าสู่หน้า dashboard และจะปรากฏฟังก์ชั่นที่เลือกให้แสดงบนไซต์

Alfresco_functionsite

ภาพที่ 18  ฟังก์ชั่นที่เลือกให้แสดงบนไซต์

Customizing the site dashboard (การปรับแต่ง dashboard ของไซต์)

1. คลิกที่ไอคอน Alfresco_IconFun จากนั้นเลือก Customize Dashboard

Alfresco_CustomizeDashboard

ภาพที่ 19  เลือก Customize Dashboard

2. เมื่อเข้าสู่หน้าปรับแต่ง Dashboard ให้เลือก Layout จากนั้นคลิก Add dashlets และเลือก  dashlets ที่ต้องการให้แสดงที่หน้า dashboard มาวางในแต่ละ Column เมื่อเรียบร้อยแล้วคลิกปุ่ม OK จะปรากฏ dashborad ที่ปรับแต่ง

AlfrescoAdddashletsdashboard

ภาพที่ 20  ปรับแต่ง Dashboard

Editing site details (การแก้ไขรายละเอียดของไซต์)

คุณสามารถแก้ไขชื่อ คำอธิบาย และการเข้าถึงไซต์ได้ ซึ่งผู้จัดการไซต์ (Site Manager)เท่านั้นจึงจะแก้ไขรายละเอียดของไซต์ได้ โดยการแก้ไขทำได้ดังนี้

  1.  เข้าสู่ไซต์ที่ต้องการแก้ไข
  2. คลิกที่ไอคอน Alfresco_IconFun และคลิก Edit Site Details

AlfrescoEditSite

ภาพที่ 21  เลือก Edit Site Details

2. แก้ไขรายละเอียดของไซต์ เมื่อแก้ไขเสร็จคลิกปุ่ม Save เพื่อบันทึกการแก้ไข (จะไม่สามารถเปลี่ยน url ของไซต์ได้)

AlfrescoEditsitedetail

ภาพที่ 22  แก้ไขรายละเอียดของไซต์

Favoriting a site (การกำหนดไซต์ให้เป็นไซต์ที่ชื่นชอบ)

คุณสามารถกำหนดไซต์ให้เป็นไซต์ที่ชื่นชอบได้ โดยการทำเครื่องหมายแสดงไว้ที่ไซต์ ดังนี้

  1. เข้าไปที่ไซต์ที่ต้องการทำให้เป็นไซต์ที่ชื่นชอบ จากนั้นคลิกที่เมนู Site และเลือก Add current site to Favorite

AlfrescoAddsitefavorite

ภาพที่ 23  Add current site to Favorite

Deleting a site (การลบไซต์)

การลบไซต์จะเป็นการลบอย่างถาวร หากลบไซต์เนื้อหาทั้งหมดที่อยู่ในไซต์จะถูกลบออกไปด้วย ผู้จัดการไซต์(Site Manager) เท่านั้นที่สามารถลบไซต์ได้ ซึ่งการลบไซต์สามารถทำได้ดังนี้

  1. คลิกที่เมนู Site จากนั้น คลิก Site Finder

Alfresco_SiteFinder

ภาพที่ 24  เลือก Site Finder

2. พิมพ์ไซต์ที่ต้องการลบ และคลิกปุ่ม Search เมื่อเจอไซต์ที่ต้องการลบแล้วให้คลิกปุ่ม Delete

Alfresco_Deletesite

ภาพที่ 25  Delete Site

3. ยืนยันการลบไซต์

AlfrescoConfirmDeleteSite

ภาพที่ 26  ยืนยันการลบไซต์

Managing site members (การจัดการสมาชิกของไซต์)

ผู้ใช้งานสามารถดูรายชื่อคนที่เป็นสมาชิกของไซต์ได้ ส่วนผู้ที่เป็นผู้จัดการไซต์สามารถแก้ไขบทบาทของผู้ใช้และลบผู้ใช้คนอื่นออกจากไซต์ได้

Adding users to a site (การเพิ่มผู้ใช้ไปยังไซต์)

ผู้จัดการไซต์สามารถเพิ่มผู้ใช้งานเข้าไปยังไซต์ได้ ดังนี้

  1. คลิกที่ไอคอน Alfrescohuman หรือคลิกปุ่ม  icon add user   ที่ dashlets ของ Site Member

AlfrescoAdduser

ภาพที่ 27  เลือก Add User

2. ค้นหาผู้ใช้งาน โดยใส่คำค้นหาและคลิกปุ่ม Search จากนั้นคลิกปุ่ม Select ที่รายชื่อของผู้ใช้ที่ต้องการเพิ่ม

AlfrescoSelectUser

ภาพที่ 28  Select User

3. กำหนด roles ให้ผู้ใช้งาน

Alfresco_selectroles

ภาพที่ 29  หำหนด Roles ให้ผู้ใช้งาน

4. คลิกปุ่ม Add User เพื่อเพิ่มผู้ใช้งานเข้าเป็นสมาชิกไซต์

Alfresco_selectUser

ภาพที่ 30  เลือก Add User

Approving users to join a moderated site (การอนุมัติให้ผู้ใช้งานคนอื่นสามารถเข้าร่วมเป็นสมาชิกของไซต์)

เมื่อผู้ใช้งานคนอื่นๆได้ส่งคำขอเข้าร่วมเป็นสมาชิกของไซต์ที่ตั้งค่าไว้เป็นแบบให้ตรวจสอบสมาชิกที่จะเข้าร่วมก่อน ผู้จัดการของไซต์ (Site Manager) จะเป็นผู้อนุมัติให้เเข้าร่วมเป็นสมาชิกไซต์ ซึ่งการอนุมัติคำร้องขอทำได้ดังนี้

  1. คลิกเมนู Task และคลิก My Task 

AlfrescoclikMytask

ภาพที่ 31 เลือกเมนู My Tasks

2. จะปรากฏรายการงานที่เข้ามา ให้คลิกที่ Edit Tasks

Alfresco_EditTask

ภาพที่ 32 เลือก Edit Task

3. คลิกปุ่ม Approve เพื่ออนุมัติคำขอให้เข้าร่วมเป็นสมาชิกของไซต์ (หากไม่อนุมัติคำขอให้คลิกปุ่ม Reject)

Alfresco_approve

ภาพที่ 33 คลิกปุ่ม Approve เพื่ออนุมัติคำขอ

Adding groups to a site (การเพิ่มกลุ่มผู้ใช้งานไปยังไซต์)

การเชิญชวนผู้ใช้งานทีละ 1 คน ให้เข้าร่วมเป็นสมาชิกของไซต์บางครั้งอาจทำให้ใช้เวลานาน เพื่อความสะดวกคุณสามารถเชิญชวนผู้ใช้งานเป็นกลุ่มให้เข้าเป็นสมาชิกของไซต์ได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งสามารถทำได้ดังนี้

  1. คลิกที่ไอคอน Alfrescohuman หรือคลิกปุ่ม  icon add user   ที่ dashlets ของ Site Member

AlfrescoAdduser

ภาพที่ 34 คลิกปุ่มเพื่อ Add User

2. คลิกที่ Group

Alfresco_addgroup

ภาพที่ 35 คลิก Group

3. คลิกปุ่ม Add Group

Alfresco_clickaddgroup

ภาพที่ 36 คลิก Add Group

4. พิมพ์คำค้นหาในช่องค้นหาและกดปุ่ม Search จากนั้นกดปุ่ม Add กลุ่มที่ต้องการเพิ่ม

Alfresco_searchgroup

ภาพที่ 37 Search Group

5. กำหนด role group จากนั้นคลิกปุ่ม Add Group

Alfresco_rolegroup1

ภาพที่ 38 กำหนด role group

Reviewing the site members (ตรวจสอบการเป็นสมาชิกของไซต์)

การตรวจสอบสมาชิกของไซต์ สามารถทำได้ 2 วิธีดังนี้

วิธีที่ 1 ที่หน้า Dashboard ของไซต์จะมี dashlets Site Member ปรากฏอยู่ ให้คลิกที่ปุ่ม All เพื่อดูสมาชิกไซต์ทั้งหมด

Alfresco_clickallmember

ภาพที่ 39 คลิกปุ่ม All Member

  • จะปรากฏสมาชิกของไซต์ทั้งหมด (ผู้ใช้งานสามารถค้นหาสมาชิกของไซต์ได้โดยพิมพ์ชื่อสมาชิกที่ต้องการค้นหาในช่อง จากนั้นคลิกปุ่ม Search)

AlfrescoMembersite

ภาพที่ 40 สมาชิกของไซต์

วิธีที่ 2 คลิกเมนู Site Member จะปรากฏสมาชิกของไซต์ (ผู้ใช้งานสามารถค้นหาสมาชิกของไซต์ได้โดยพิมพ์ชื่อสมาชิกที่ต้องการค้นหาในช่องค้นหา จากนั้นคลิกปุ่ม Search)

AlfrescoSitemember2

ภาพที่ 41 รายชื่อสมาชิกของไซต์

Reviewing site groups (การตรวจสอบสมาชิกของไซต์เป็นกลุ่ม)

การตรวจสอบสมาชิกของไซต์เป็นกลุ่ม สามารถทำได้ดังนี้

  1. คลิกเมนู Site Member จากนั้นคลิก Groups จะปรากฏสมาชิกของไซต์เป็นกลุ่ม (ผู้ใช้งานสามารถค้นหากลุ่มสมาชิกของไซต์ได้โดยพิมพ์ชื่อกลุ่มสมาชิกที่ต้องการค้นหาในช่องค้นหา จากนั้นคลิกปุ่ม Search)

Alfresco_groupmember

ภาพที่ 42 กลุ่มสมาชิกของไซต์

Changing a site role (การเปลี่ยนสิทธิ์หรือบทบาทของสมาชิกในไซต์)

ผู้จัดการไซต์ (Site Manager) สามารถเปลี่ยนสิทธิ์ของสมาชิกไซต์หรือกลุ่มสมาชิกไซต์ ว่าจะสามารถให้ทำอะไรได้บ้างในไซต์ โดยวิธีเปลี่ยนสิทธิ์สามารถทำได้ดังนี้

  1. คลิกเมนู Site Member 

Alfresco_clicksitemember

ภาพที่ 43 คลิกเมนู Site Member

2. หากต้องการเปลี่ยนสิทธิ์ของสมาชิกไซต์ให้คลิก Users แต่หากต้องการเปลี่ยนสิทธิ์ของกลุ่มสมาชิกไซต์ให้คลิก Groups

Alfresco_UserorGroup

ภาพที่ 44 คลิกเลือก Users หรือ Groups

3. ค้นหาสมาชิกไซต์หรือกลุ่มสมาชิกไซต์ที่ต้องการเปลี่ยนสิทธิ์ จากนั้นเปลี่ยนสิทธิ์ของสมาชิกไซต์หรือกลุ่มสมาชิกไซต์ตามต้องการ

Alfresco_Changeuser

ภาพที่ 45 เปลี่ยนแปลงสิทธิ์สมาชิกไซต์

Becoming a site manager (การทำให้ตนเองเป็นผู้จัดการไซต์ใดๆก็ได้)

หากบัญชีผู้ใช้งานของคุณเป็นผู้ดูแลระบบ Alfresco คุณสามารถทำให้ตัวคุณเองเป็นผู้จัดการไซต์ใดๆก็ได้ ซึ่งสามารถทำได้ดังนี้

  1. เข้าไปที่ไซต์ที่คุณต้องการเป็นผู้จัดการไซต์จากนั้นคลิกที่ไอคอน  Alfresco_IconFun  จากนั้นคลิก Become Site Manager (คุณต้องเป็นสมาชิกของไซต์ก่อนจึงจะสามารถทำให้ตนเองเป็นผู้จัดการไซต์ได้)

Alfresco_becomeSiteManager

ภาพที่ 46 คลิก Become Site Manager

ผู้ที่ไม่ได้เป็นผู้ดูแลระบบ Alfresco จะไม่มีตัวเลือก Become Site Manager  หากต้องการเป็นผู้จัดการไซต์ต้องร้องขอให้คนที่เป็นผู้จัดการไซต์นั้นๆเปลี่ยนแปลงสิทธิ์ให้

Removing a site member or site group (การลบสมาชิกไซต์หรือกลุ่มสมาชิกของไซต์)

เมื่อทำการลบสมาชิกไซต์หรือกลุ่มสมาชิกไซต์ออกจากไซต์แล้ว ผู้ที่ถูกลบจะไม่สามารถเข้ามาใช้งานในไซต์ได้ แต่หากเป็นไซต์ที่ตั้งค่าแบบสาธารณะผู้ที่ถูกลบจะสามารถส่งคำขอเพื่อเข้าร่วมไซต์อีกได้ ทั้งนี้ผู้จัดการไซต์เท่านั้นที่สามารถลบสมาชิกออกจากไซต์ได้ โดยการลบสมาชิกออกจากไซต์สามารถทำได้ดังนี้

  1. คลิกเมนู Site Member และค้นหาสมาชิกที่ต้องการลบ จากนั้นคลิกปุ่ม Remove

Alfresco_Removesite

ภาพที่ 47 คลิก Remove Site

Managing pending invitations (การจัดการคำเชิญที่ยังไม่ได้รับการตอบรับ)

ผู้จัดการไซต์สามารถดูได้ว่ามีผู้ใช้งานคนใดบ้างที่ยังไม่ตอบรับคำเชิญให้เข้าร่วมเป็นสมาชิกไซต์ ซึ่งผู้จัดการไซต์สามารถยกเลิกคำเชิญที่รอการตอบรับได้ ดังนี้ คลิกเมนู Site Member และคลิก Pending invites