การใช้งาน Alfresco Content

Overview

The Document Library คลังเอกสารที่คุณจัดเก็บเนื้อหา เอกสาร รูปภาพ วิดีโอ เป็นต้น คุณสามารถ อัพโหลดเนื้อหาที่ต้องการแชร์และทำงานบนไซต์อื่นได้ ซึ่งสมาชิกสามารถเข้าถึงได้ตาม Permission

Building up content สามารถสร้างเอกสารและเนื้อหาภายในไซต์ของคุณ และสร้างรูปแบบโครงสร้าง Folder และเพิ่มเนื้อหาที่ต้องการได้

Viewing content สามารถดูเอกสารและเนื้อหาที่ต้องการได้โดยไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลด เป็นในรูปแบบพรีวิว และสามารถเข้าถึงฟีดเจอร์ต่างๆ และรายละเอียด เวอร์ชั่นย้อนหลังได้

Working with files and folders สามารถเพิ่มไฟล์ลงในไซต์และสามารถให้สมาชิกภายในไซต์เข้าถึงไฟล์ได้ เช่น ดู แก้ไข ลบ เป็นต้น

Applying rules to folders สามารถจัดการกฎและสิทธิ์ในการเข้าถึงเนื้อหาที่ต้องการได้อัตโนมัติ

Organizing content การสร้าง Folder และสร้างไฟล์เอกสารและเนื้อหา สามารถจัดการไฟล์เอกสารและเนื้อหาที่ต้องการให้อยู่ลำดับบน Top สุดได้เสมอ Alfresco มีฟังก์ชันหลากหลายที่ช่วยการจัดและเรียงเนื้อหาได้เหมาะสม

Using social features คุณสามารถกดไลท์ กดชื่นชอบ และ แสดงความคิดเห็นในไฟล์เอกสารและเนื้อหา และ Folders ได้

Working with files outside the library นอกเหนือจาก Document Library ที่เป็นจุดสำคัญของ Alfresco แล้ว Alfresco ยังมีพื้นที่ในการทำงานกับไฟล์ส่วนอื่นของ library ด้วย

Working with replicated content ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดค่า ให้กับเนื้อหาที่ถูกทำสำเนาและจัดเก็บในหลายที่ ทั้งไฟล์และ Folders และถ่ายโอนไฟล์มาไว้ Repository ได้

The Document Library คลังเอกสาร

Doucment Library คือส่วนคลังข้อมูลของไซต์ (site) ที่ใช้ในการจัดเก็บเนื้อหา ได้แก่ ไฟล์เอกสาร ไฟล์รูปภาพ หรือวีดีโอ โดยที่ผู้ใช้สามารถตั้งชื่อ site เหล่านี้ด้วยตนเองได้
ผู้ใช้สามารถปรับแต่งการแสดงผลได้จากเมนู Option เพื่อให้เหมาะสมตามความต้องการ (ค่าเริ่มต้นจะเป็นรูปแบบ Detail view) และยังสามารถปรับแสดง-ซ่อน folder ดูแบบเต็มหน้าจอ พร้อมทั้งตั้งค่า RSS feed ได้อีกด้วย
ผู้ใช้สามารถจัดเรียงลำดับแบบ Ascending – Descending ได้จากเมนู Sort menu การตั้งค่าจะถูกบันทึกไว้และจะมีผลกับ user account ของผู้ใช้ ทำให้การแสดงผลจะเป็นรูปแบบเดียวกัน เมื่อไปยัง site อื่นๆ

alfresco-doclib

การเข้าถึงไซต์ Document Library คลังเอกสาร
1. คลิก Document Library
2. ในแถบเมนู Detailed View ทำการคลิก Options (ดังรูป) และเลือก Library view options ที่ต้องการ
3. Sort menu ด้านบนสามารถปรับได้ โดยการคลิก Sort icon เพื่อเรียงลำดับ ascending หรือ descending

Exploring the library

ผู้ใช้สามารถเลือกปรับเปลี่ยนรูปแบบการดูไฟล์เอกสารได้ดังนี้
All Documents – แสดงไฟล์ทั้งหมดที่อยู่ใน library
I’m Editing – แสดงเฉพาะไฟล์ที่ผู้ใช้กำลังทำการ edit
Other are editing – แสดงเฉพาะไฟล์ที่ถูก check out โดยผู้ใช้คนอื่น
Recently Modified – แสดงเฉพาะไฟล์ที่ถูกแก้ไขใน 7 วันที่ผ่านมา
Recently Added – แสดงเฉพาะไฟล์ที่ถูกเพิ่มใน 7 วันที่ผ่านมา
My favorites – แสดงเฉพาะไฟล์ที่ถูกกำหนดให้เป็น favourite
การแสดงผลในส่วนของ Library จะเป็นรูปแบบโครงสร้าง tree view ผู้ใช้สามารถคลิกที่ folder เพื่อขยายหรือซ่อน sub-folder ได้
Categories tree จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถกรองข้อมูลเฉพาะที่ต้องการได้
Tags เปรียบเสมือนป้ายกำกับของไฟล์เอกสาร โดยที่สามารถมีได้มากกว่า 1 tags และตัวเลขที่อยู่ด้านหลัง tags จะบ่งบอกจำนวนไฟล์ที่มี tag นั้นๆ กำกับอยู่
เมื่อผู้ใช้กรองข้อมูลโดยใช้ tags ไฟล์เอกสารจะมีฟังก์ชัน locate file และ locate folder ขึ้นมา เพื่อไว้สำหรับแสดงpath จัดเก็บของไฟล์นั้นๆ อีกทั้งยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถคลิกเพื่อไปยัง path อื่นๆได้ง่าย

Library view options

คือ เมนูส่วนที่ให้ผู้ใช้งานสามารถปรับแต่งมุมมองการดูไฟล์เอกสารได้ โดยที่ค่าเริ่มต้นจะเป็นรูปแบบ Detailed view เป็นการแสดงรายละเอียดของไฟล์เอกสารหรือโฟลเดอร์ รวมไปถึงรูปภาพ รายละเอียด tags และ social features (Favorite, Like, Comment, และ Share)
ในส่วนล่างสุดของเมนู option ผู้ใช้สามารถตั้งค่าเริ่มต้นของมุมมองการดูไฟล์เอกสารได้ โดยจะมีลักษณะแตกต่างกันไป เช่น มุมมอง Gallery (Gallery view) จะมีฟังก์ชัน Resize the thumbnail ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้งานปรับขนาดของภาพให้เล็กลงหรือใหญ่ขึ้นได้

Building up content การสร้างไฟล์เอกสาร

ผู้ใช้สามารถสร้างและจัดการโครงสร้างการจัดเก็บเอกสาร และเพิ่มเนื้อหาตามแต่ละโครงสร้าง โดยมี 2 วิธีคือ สร้างเนื้อหาใหม่ หรืออัพโหลดเนื้อหาจากเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้เอง

 

alfresco-adding

Organising folders

 

โครงสร้าง folder จะแสดงอยู่ในส่วนของ library หากเมื่อเริ่มต้นสร้าง site ใหม่ จะมีเพียงแค่ root folder เท่านั้น ดังนั้นผู้ใช้สามารถสร้าง folder ใหม่ได้ทันที อีกทั้งผู้ใช้ยังสามารถสร้าง folder ใหม่ ได้จาก template โดยการคลิกที่ create และ create folder form template คุณสามารถสร้าง Folder จาก template ที่กำหนดไว้โดยระบบได้โดยการกดปุ่ม Create > folder > ตั้งชื่อ folder (ไม่สนับสนุนอักขระพิเศษ * " < > \ / . ? : และ |.) จากนั้นกด Save

Creating folders from a template

การสร้าง folder จาก template จะเปิดใช้งานก็ต่อเมื่อ Admin เป็นผู้ตั้งค่า template เริ่มต้น เลือก document library ที่ต้องการสร้าง Folder จากนั้นคลิก Create > Create folder from template จากนั้นทำการเลือก template ที่ต้องการ

Adding files to a site

ผู้ใช้สามารถเพิ่มไฟล์เอกสารจากภายนอก alfresco หรือสร้างใหม่ การเพิ่มไฟล์สามารถคลิกปุ่ม Upload หรือ drag and drop ลากและวาง นำมาวางไว้ได้ หรือหากต้องการสร้างเนื้อหาจาก Alfresco ก็สามารถคลิกปุ่ม Create

Viewing content

alfresco-actionmenu

Viewing folder details

นำเมาส์วางที่ Folder จากนั้นคลิก View Details icon View Details.

Viewing file

  • คลิก Like icon เพื่อดาวน์โหลดไฟล์
  • คลิก Like icon เพื่อไลท์ไฟล์ หรือกดอีกครั้งเพื่อยกเลิก
  • คลิก Favorite icon เพื่อทดชื่นชอบไฟล์ หรือกดอีกครั้งเพื่อยกเลิก
  • คลิก Comment icon เพื่อแสดงความคิดเห็น
  • คลิก Share icon เพื่อแชร์เนื้อหาไปยัง Social media อื่นๆ

Preview file

  • คลิก Like icon เพื่อดาวน์โหลดเอกสาร
  • คลิก Advanced Search icon เพื่อแชร์ลิงค์ของไฟล์นั้น
  • คลิก Advanced Search icon ค้นหาข้อความในเอกสาร

Comments

แสดงความคิดเห็น 10 รายการล่าสุด และสามารถคลิก (<<) และ (>>) เพื่อแสดงความคิดเห็นเพิ่มเติม

Actions and details list

  • Document Actions – เมนูทั้งหมดที่สามารถจัดการไฟล์ได้
  • Tags – คุณสามารถ Tag ข้อความได้โดย คลิก Configure icon และ แก้ไข Properties สามารถเพิ่ม หรือลบ Tag ที่ต้องการได้
  • Properties – คลิก Configure icon เพื่อแก้ไข Properties
  • Permissions – คลิก Permissions icon เพื่อแก้ไข permissions สำหรับไฟล์ๆนั้น
  • Workflows – แสดง Task ทั้งหมด คุณสามารถคลิก Tasks icon เพื่อ start a new task สำหรับไฟล์ๆนั้น และคลิกที่ task description เพื่อดูรายการ
  • Version History – แสดงเวอร์ชั่นเอกสาร. คลิก Upload version icon เพื่ออัพโหลดเวอร์ชั่นใหม่ , Replace version icon เพื่อทับเวอร์ชั่นปัจจุบัน , Download icon เพื่อดาวน์โหลด หรือ Version properties icon เพื่อดูรายการ

Viewing ไฟล์ใน browser

นำเมาส์บางไว้ document library > จากนั้นคลิก View in Browser.

Viewing ไฟล์ Location บน Google Maps

จาก Alfresco ได้ นำเมาส์บางไว้ที่ไฟล์ ไอคอน Geolocation metadata icon จากนั้นคลิก More> View on Google Maps.

 

Working with files and folders

ไฟล์ที่เพิ่มเข้าไปสมาชิกภายในไซต์สามารถเข้าถึงได้

Editing files

  • ประเภทของการ Edit(แก้ไข)
    • Edit Offline คุณดาวน์โหลดไฟล์มาคอมพิวเตอร์ ระบบจะล็อคไฟล์ไว้จนกว่าคุณจะออกจากการแก้ไข
    • Edit in Microsoft Office คุณสามารถแก้ไขไฟล์ใน MS Office
    • Edit in Alfresco คุณสามารถแก้ไข plain text, HTML, or XML
    • Edit in Google Docs คุณสามารถแก้ไขไฟล์บน Google Docs

alfresco-editing

Downloading files

คุณสามารถดาว์โหลดไฟล์ที่ต้องการได้โดยนำเมาส์วางที่ ไฟล์ , Folder จากนั้นคลิก Download > Download as Zip.

Sharing files

คุณสามารถแชร์ได้จากการคลิก Share icon Share ระบบจะแสดง URL (Email,Facebook,Twitter,Google+)

 

alfresco-share

Applying aspects

คุณสามารถเลือก view การแสดงผลหน้า Screen จากนั้นคลิก > Manage Aspects คุณสามารถเพิ่ม Aspects ที่ต้องการได้โดย คลิก Add icon หรือต้องการลบคลิก Delete icon จากนั้นกด Apply changes.

alfresco-aspect

Restricting mobile access

คุณสามารถเลือก view การแสดงผลหน้า Screen จากนั้นคลิก > Manage Aspects >จากนั้นคลิก Add icon “Restrictable aspect” จากนั้นกด Apply changes. จากนั้นทำการคลิก Edit Properties บน Document Actions. กรอกเวลา timeout จากนั้นกดปุ่ม Save
*การแสดงผลบน Mobile มีข้อจำกัดบางอย่างไม่สมบูรณ์เหมือน PC

alfresco-aspect2

Managing file and folder permissions

คุณสามารถจัดการแก้ไขสิทธิ์การเข้าถึงในไฟล์หรือ Folder นั้นเฉพาะได้โดยการนำเมาส์วางที่ไฟล์ Folder ที่ต้องการจากนั้นคลิก More > Manage Permissions.

Inherit Permissions OnInherit Permissions คือการสืบทอดสิทธิ์จากแม่
Inherit Permissions OffInherit Permissions คือยกเลิกการสืบทอดสิทธิ์

การเพิ่ม User/Group ทำการคลิก Add User. > ค้นหา User ที่ต้องการ > กดค้นหา และ Enter > จากนั้นกดปุ่ม Add เพื่อเพิ่มใน Role ที่ต้องการ จากนั้นกดปุ่ม Save (หรือหากลบให้คลิกปุ่ม Delete)

alfresco-permisionBecoming content owner

ทำการคลิกเปิดไฟล์ Preview > คลิก Become Owner และเลือก OK.

Changing the content type

ทำการคลิกเปิดไฟล์ Preview > Change Type ทำการแก้ไขที่ต้องการ หรือ New Type จากนั้นกด OK

Applying rules to folders

กฎที่ใช้กำหนดว่าเนื้อหาเข้าออกปัจจุบัน อยู่ในโฟลเดอร์ที่มีการถูกจัดการ การกำหนด Rule มีเนื้อหาที่ค่อนข้างซับซ้อน คุณสามารถทำตามขั้นตอนได้จาก คลิก

การ Creating a rule

(อธิบายภาพรวม)

1.คลิกเหนือ folder ที่ต้องการจากนั้น More > Manage Rules.
2.คลิก Create Rules.
3.กรอกชื่อและคำบรรยายกฏ.
4.เลือกกฎของ Rules ที่ต้องการให้ triggered:
oItems are created or enter this folder:. มีการสร้างเนื้อหาหรือเข้าถึง folder
oItems are updated:. เนื้อหามีการอัพเดท
oItems are deleted or leave this folder:.เนื้อหาถูกลบ หรือนำออกจาก folder.
5.เลือก rule action

alfresco-rule2

alfresco-rule

Organizing content

Dragging and dropping content

ฟังก์ชั่น drag and drop ลากและวางสามารถใช้งานได้ง่าย โดยการลากไฟบ์ที่ต้องการมายัง Folder ใน Alfresco

Moving content

การย้ายไฟล์หรือ Folder สามารถทำได้โดย กด More > Move to ไปยัง Location ที่ต้องการย้าย

Copying content

การคัดลอกไฟล์หรือ Folder นำเม้าส์วางไฟล์ Folder ที่ต้องการจากนั้นกด Copy to

Unzipping content

คลิกบน Zip จากนั้นคลิก Unzip to

Renaming content

กรณีจะเปลี่ยนชื่อไฟล์หรือ Folder สามารถคลิก Configure icon ได้ จากนั้นกดปุ่ม Save

Tagging and categorizing content

สามารถสร้าง Tags จากเนื้อหาได้

Favoriting content

กดปุ่มชื่นชอบโดยคลิก Favorite iconFavorite เพื่อชื่นชอบรายการ

Locate items and folders

สามารถทำการดูที่ตั้งไฟล์ได้จากการ คลิก Locate File or Locate Folder.

Multi-selecting content

สามารถเลือก เนื้อหาได้หลายเนื้อหาจากการ เปิดเมนู คลิกตัวเลือก Documents, Folders หรือ All. In the Select menu จากนั้นเลือก Items

Deleting content

หากคุณต้องการลบเนื้อหา ทำการคลิก More > Delete

Recovering deleted content

เมื่อต้องการนำเนื้อหาที่ได้ลบไปแล้วกลับ คลิก My Profile > Trashcan tab.

Emptying your trashcan

คลิก My Profile > Trashcan tab. > Search > คลิก Empty > OK

รูปการ rename เพิ่ม tag

alfresco-rename

รูป Action ต่างๆ

alfresco-menuright

รูปการ Create Drag and drop

alfresco-dad

Using social features

  • คลิก Like icon เพื่อไลท์รายการไฟล์หรือ Folder
  • คลิก Favorite icon เพื่อติดดาวแสดงไฟล์หรือ Folder ที่ชื่นชอบ
  • คลิก Comment icon เพื่อแสดงความคิดเห็น

alfresco-like-star

 

Working with files outside the library

  • My Files: ไฟล์ที่คุณสามารถเข้าถึง และเป็นเจ้าของ คุณสามารถทำการแก้ไข ลบ จัดการกับไฟล์คุณได้ทั้งหมด
  • Shared Files: พื้นที่สำหรับทุกคนในองค์กร ที่เป็นที่ไว้สำหรับแชร์ เพื่อการเข้าถึงที่รวดเร็ว และสามารถอัพโหลดได้จากที่นี่ได้เลย
  • Repository: พื้นที่ที่รวบรวมไฟล์เอกสารทั้งหมดใน Alfresco คุณสามารถเข้าถึงตามสิทธิ์ที่คุณได้รับ

alfresco-menu-my

Working with replicated content

ผู้ดูแลระบบสามารถ configure ไฟล์และ Folder และการแสดงผลได้จาก
Transferred from another Repository จะจำลองแบบไม่เหมือนเนื้อหาเดิม ขั้นอยู่กับการตั้งค่าเนื้อหา
View in Source Repository. เพื่อแสดงผลไฟล์ที่มีเนื้อหาดั้งเดิมของ Folder